Funções de Pesquisa e Referência: PROCV, PROCH, ÍNDICE & CORRESP

Cruzamento Relacional de Dados

Uma das tarefas mais frequentes no Excel consiste em relacionar tabelas:

• A partir de um Código de Artigo, obter o Nome do Produto e o Preço.
• A partir de um NIF, obter o Nome da Empresa e a Morada.
• A partir de um Mês e Departamento, localizar a despesa orçamentada numa grelha bidimensional.

Vamos analisar em detalhe as 4 funções de pesquisa essenciais do Microsoft Excel.

1. PROCV (VLOOKUP): Pesquisa Vertical

O PROCV pesquisa um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e devolve a informação correspondente de uma coluna à sua direita:

=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo])

Exemplo Prático: Consulta de Preços

Temos a seguinte tabela de catálogo no intervalo F2:H10:

• Coluna 1 (F): Código ("PRD-01", "PRD-02", …)
• Coluna 2 (G): Descrição ("Teclado", "Rato", …)
• Coluna 3 (H): Preço (45,00 €, 25,00 €, …)

Na nossa folha de encomendas, o utilizador digita o código na célula A2:

// Para obter a Descrição do produto:
=PROCV(A2; $F$2:$H$10; 2; FALSO)

// Para obter o Preço do produto:
=PROCV(A2; $F$2:$H$10; 3; FALSO)

[!CAUTION] O Quarto Argumento (FALSO ou 0): Coloque sempre FALSO (ou 0) no quarto argumento para exigir correspondência exata. Caso omita este argumento, o Excel assume busca aproximada, podendo trazer dados incorretos se a tabela não estiver perfeitamente ordenada alfabeticamente.

2. PROCH (HLOOKUP): Pesquisa Horizontal

Enquanto a maioria das tabelas cresce de cima para baixo (vertical), algumas tabelas financeiras ou de orçamentos são desenhadas na horizontal, onde os cabeçalhos estão nas colunas e os dados distribuem-se pelas linhas.

O PROCH pesquisa um valor na primeira linha do topo e devolve a informação de uma linha situada abaixo:

=PROCH(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_linha; [procurar_intervalo])

Exemplo Prático: Tabela de Descontos por Escalão de Quantidade

Imagine a seguinte tabela no intervalo A1:E2:

• Linha 1 (Cabeçalho): Qtd: 10 | 25 | 50 | 100 | 250
• Linha 2 (Desconto): Desc: 5% | 10% | 15% | 20% | 25%

Se o cliente comprou 50 unidades (valor na célula A5):

=PROCH(A5; $A$1:$E$2; 2; FALSO)   // Devolve 15%

3. CORRESP (MATCH): Localizador de Posição Relativa

A função CORRESP não traz o conteúdo de outra coluna: o seu único objetivo é descobrir em que número de linha ou coluna se encontra um elemento:

=CORRESP(valor_procurado; matriz_procurada; [tipo_correspondência])

• tipo_correspondência = 0: Procura correspondência exata.

Exemplo:

Numa lista de vendedores em A2:A6 contendo {"Ana", "Bruno", "Carlos", "Diana", "Eduardo"}:

=CORRESP("Carlos"; A2:A6; 0)   // Devolve 3 (Carlos é o 3º elemento da lista)

4. ÍNDICE (INDEX): O Extrator Bidimensional

A função ÍNDICE faz o caminho inverso: fornecendo uma matriz, um número de linha e opcionalmente um número de coluna, ela extrai exatamente o valor dessa interseção:

=ÍNDICE(matriz; núm_linha; [núm_coluna])

Exemplo:

Numa matriz B2:D6:

=ÍNDICE(B2:D6; 3; 2)   // Devolve o valor da 3ª linha e 2ª coluna da matriz

5. A Dupla Imbatível: ÍNDICE + CORRESP

Porque é que analistas experientes de Excel preferem frequentemente ÍNDICE + CORRESP em vez de PROCV?

1. Pesquisa para a esquerda: O PROCV só consegue procurar para a direita. Se a chave estiver na coluna C e quiser o dado da coluna A, o PROCV falha. ÍNDICE + CORRESP pesquisa para qualquer direção!
2. Imune a colunas inseridas: Se alguém inserir uma nova coluna no meio da tabela, o número estático do PROCV fica desalinhado. O ÍNDICE + CORRESP ajusta-se automaticamente.

A Fórmula Mestra:

=ÍNDICE(coluna_de_retorno; CORRESP(chave_pesquisada; coluna_de_pesquisa; 0))

Exemplo: Obter o Nome do Colaborador a partir do NIF

• NIF procurado na célula A2.
• Coluna dos NIFs em $C$2:$C$100.
• Coluna dos Nomes em $A$2:$A$100 (à esquerda do NIF!):

=ÍNDICE($A$2:$A$100; CORRESP(A2; $C$2:$C$100; 0))

Comparativo Final das Funções de Pesquisa

Na Aula 09, vamos fechar a formação com as Funções de Base de Dados no Excel, aprendendo a manipular grandes listas estruturadas com critérios avançados (BDSOMA, BDMÉDIA, BDOBTER e muito mais)!